Đặt cọc, tạm ứng và thanh toán trước: khi nào phải xuất hóa đơn?

Cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/07/2026

1. Nguyên tắc chung

Thời điểm lập hóa đơn căn cứ vào bản chất giao dịch, loại hoạt động và điều khoản hợp đồng — không phụ thuộc vào tên gọi của khoản tiền. Hai điều nhiều doanh nghiệp hiểu sai:

• Không phải cứ nhận tiền là xuất hóa đơn.
• Cũng không phải khoản nào ghi "đặt cọc" cũng được coi là chưa phải lập hóa đơn.

2. Phân biệt ba loại khoản tiền

KHOẢN TIỀN	BẢN CHẤT	DẤU HIỆU NHẬN BIẾT	VỀ HÓA ĐƠN
ĐẶT CỌC	Biện pháp bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng (Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015)	Có thỏa thuận về mất cọc, hoàn cọc, phạt cọc. Cấn trừ vào giá trị hợp đồng khi thực hiện, không cấn trừ ngay khi nhận	Chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận, nếu đúng bản chất đặt cọc
TẠM ỨNG	Giao trước một khoản tiền để thực hiện công việc	Không mang tính bảo đảm, không có mất cọc, phạt cọc. Đối trừ vào giá trị phải thanh toán sau khi hoàn thành	Tùy loại giao dịch, xem mục 3
THANH TOÁN TRƯỚC	Trả trước một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng hóa, dịch vụ	Thường nằm trong lịch thanh toán theo tiến độ, được đánh số đợt. Không gắn điều kiện bảo đảm	Với dịch vụ: lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Nhóm khác: xem mục 3

Dấu hiệu nhanh nhất để phân biệt: hợp đồng có điều khoản xử lý khi một bên không thực hiện hay không. Không có thì khoản tiền đó không phải đặt cọc, dù hợp đồng gọi là cọc.

3. Thời điểm lập hóa đơn theo từng loại giao dịch

① Dịch vụ — Lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thông thường phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Ngoại lệ: khoản đặt cọc đúng bản chất.

② Bán hàng hóa — Lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Với hàng gửi bán, đại lý: mốc là khi quyền sở hữu chuyển cho người mua.

③ Xây dựng, lắp đặt — Căn cứ nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành. Nhận tạm ứng theo tiến độ không mặc nhiên làm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn, trừ khi đã nghiệm thu khối lượng tương ứng hoặc hợp đồng thỏa thuận như vậy.

④ Kinh doanh bất động sản — Có quy định riêng cho trường hợp thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thanh toán ghi trong hợp đồng. Không được gọi khoản thu theo tiến độ là "đặt cọc" để lùi thời điểm lập hóa đơn khi bản chất là thanh toán tiền mua bất động sản.

4. Một lưu ý quan trọng trong năm 2026

Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn mới xong một nửa. Nửa còn lại là thuế suất áp dụng tại chính thời điểm đó. Theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP, chính sách giảm 2% thuế suất thuế giá trị gia tăng áp dụng đến hết ngày 31/12/2026. Danh mục loại trừ nằm tại Phụ lục I và Phụ lục II kèm theo nghị định, cần đối chiếu theo mã ngành và mã hàng hóa cụ thể. Với hợp đồng đang thực hiện vắt qua mốc này, phần lập hóa đơn trong năm 2026 và phần lập từ năm 2027 có thể chịu hai mức thuế suất khác nhau. Vì vậy điều khoản giá trong hợp đồng nên ghi theo giá chưa thuế, nêu rõ thuế GTGT áp dụng theo quy định pháp luật tại thời điểm lập hóa đơn.

5. Ví dụ thực tế: cùng một số tiền, hai thời điểm khác nhau

Tình huống: Công ty A ký hợp đồng thiết kế – thi công văn phòng. Giá trị chưa thuế 700.000.000 đồng, thuế GTGT 8%, tổng 756.000.000 đồng. Ký ngày 10/09/2026, thực hiện từ 15/09/2026 đến 15/12/2026. Khách chuyển 151.200.000 đồng ngày 15/09/2026.

Trường hợp A — khoản tiền là đặt cọc

Hợp đồng quy định rõ đây là tiền bảo đảm thực hiện hợp đồng. Khách không thực hiện thì mất cọc, doanh nghiệp không thực hiện thì hoàn cọc và bồi thường. Cọc được cấn trừ khi nghiệm thu.

→ Không lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền.

• Khi nhận cọc: Nợ 112 / Có 131: 151.200.000
• Khi nghiệm thu 15/12/2026, lập hóa đơn toàn bộ: Nợ 131: 756.000.000 / Có 511: 700.000.000 / Có 3331: 56.000.000
• Khách thanh toán nốt: Nợ 112 / Có 131: 604.800.000

Trường hợp B — khoản tiền là thanh toán đợt 1

Hợp đồng quy định lịch thanh toán theo tiến độ, không có điều khoản xử lý cọc.

→ Lập hóa đơn ngay ngày 15/09/2026.

• Hóa đơn đợt 1: giá chưa thuế 140.000.000, GTGT 8% là 11.200.000, tổng 151.200.000
• Hạch toán: Nợ 112: 151.200.000 / Có 511: 140.000.000 / Có 3331: 11.200.000
• Phần còn lại 604.800.000 lập hóa đơn khi nghiệm thu: Có 511: 560.000.000 / Có 3331: 44.800.000

6. Checklist trước khi nhận tiền

• Giao dịch thuộc loại nào: dịch vụ, hàng hóa, xây dựng lắp đặt hay bất động sản?
• Khoản tiền là đặt cọc, tạm ứng hay thanh toán trước?
• Hợp đồng có ghi rõ mục đích khoản tiền không?
• Nếu là đặt cọc: có điều khoản mất cọc, hoàn cọc, phạt cọc không?
• Khoản tiền có bị đánh số như một đợt trong lịch thanh toán không?
• Thời điểm cấn trừ đã được ghi rõ chưa?
• Tiến độ thực hiện có vắt qua ngày 31/12/2026 không?
• Đã chuẩn bị đủ hồ sơ, chứng từ chưa?

7. Kết luận

Cùng một số tiền, thời điểm lập hóa đơn có thể khác nhau tùy bản chất khoản tiền và loại hoạt động. Và khác biệt đó được quyết định từ lúc soạn hợp đồng, không phải lúc nhận tiền. Làm đúng ngay từ đầu rẻ hơn nhiều so với điều chỉnh về sau — vì xử lý sai thường không dừng ở một chứng từ, mà kéo theo điều chỉnh hóa đơn, kê khai bổ sung và ảnh hưởng sang cả bên mua.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 254/2026/NĐ-CP (ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) — hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bãi bỏ Nghị định 70/2025/NĐ-CP
• Thông tư 91/2026/TT-BTC và Công văn 4831/CT-CS ngày 15/7/2026 của Cục Thuế giới thiệu điểm mới
• Bộ luật Dân sự 2015, Điều 328 về đặt cọc
• Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP — giảm thuế GTGT đến hết 31/12/2026

---

THL Consulting — hơn 10 năm trong lĩnh vực Thuế, Kế toán, Pháp lý doanh nghiệp, đồng hành cùng hơn 500 doanh nghiệp. Cần rà soát điều khoản hợp đồng hoặc xử lý các khoản đã nhận trong năm? Liên hệ để được đánh giá sơ bộ. 📞 0961 679 986 · 📩 info@thlconsulting.vn 📍 Tầng 2, tòa nhà HHN01, số 47 đường Nguyễn Tuân, Phường Thanh Xuân, TP. Hà Nội